نکاتی در باره کار با WORD

نکاتی در باره کار با WORD

با بکار بستن ترفندهای زیر در کار خود به نرم افزار WORD سرعت بخشید :

1-با فشردن کلید 5 SHIFT + F می‌توانید به قسمتی از متن که بتازگی تغییری در آن ایجاد کرده اید بروید. فشردن مجدد این کلیدها شما را به قسمت‌های تغییر یافته قبلی متن می‌برد.

2- اگر فرمت قسمتی از متن را تغییر داده اید، مثلا رنگ یا نوع فونت آن را عوض کرده اید و حالا می‌خواهید به همان وضعیت پیش فرض WORD برگردانید، می‌توانید آن بخش از متن را انتخاب و کلیدهای CTRL + SPACEBAR را فشار دهید.

3- وقتی می‌خواهید بخشی از متن را انتخاب نمائید، می‌توانید کلمه ALT را پائین نگه دارید و با ماوس DRAG کنید. این کار باعث می شود عمل انتخاب به صورت مستطیل شکل انجام شود و سرعت شما به طرز چشمگیری افزایش یابد.

4- وقتی در حال تایپ کردن یک متن انگلیسی هستید و به دنبال مترادف یک کلمه خاص می گردید، کافیست نشانگر را در کنار و یا در زیر کلمه مربوطه ببرید و کلیدهای SHIFT +7 F را فشار دهید. با این کار فهرستی از کلمات مترادف آن کلمه خاص نمایش داده می‌شود.

 
5-در پنجره PRINT PREVIEW شما می‌توانید پیش از پرینت گرفتن ، پیش نمایشی از فایل خود را ببینید. برای انجام تغییرات در همین صفحه، کافیست روی آیکون MAGNIFIER کلیک نمائید تا اجازه تصحیح در متن به شما داده شود.

6- اگر می‌خواهید همزمان دو بخش مختلف از یک DOCUMENT را ببینید، می‌توانید فایل مربوطه را در نرم افزار WORD باز کرده، ماوس را بالای فلش موجود در بالای نوار لغزان نگه دارید تا نشانگر ماوس به شکل دو خط موازی با دو فلش در بالا و پائین آن درآید. آنگاه کلیک کرده و بدون رها کردن ماوس آن را به سمت پائین بکشید. حال صفحه به دو قسمت تقسیم می‌شود که در هر دو بخش همان فایل نمایش داده می‌شود و همزمان می‌توانید دو بخش مختلف فایل را ببینید و ویرایش کنید.

7- فرض کنید یک فایل طولانی دارید و پیدا کردن مطالب برایتان دشوار، کافیست گزینه DOCUMENT MAP را از منوی VIEW انتخاب کنید تا فهرستی از عناوین DOCUMENT شما را نشان دهد. حال با کلیک بر هر عنوان به آن قسمت از فایل خود پرش می‌کنید .
به احتمال زیاد هم‌اکنون با خواندن عنوان این مطلب داغ دلتان تازه شده است! و متوجه شده‌اید که قرار است در مورد چه چیزی صحبت شود.
تقریباً همه‌ ما حداقل برای یک بار با این مشکل برخورد کرده‌ایم که پس از تهیه‌ یک سند وُرد یا یک ارائه‌ پاورپوینت، زمانی که خواسته‌ایم آن‌ها را در یک کامپیوتر دیگر نمایش دهیم، با صحنه‌ دلخراشی مواجه شده‌ایم: به جای کلمات و حروف، کاراکترهای نامفهومی قرار گرفته‌اند.
علت این مسئله بسیار واضح است و آن این که، فونت به کار رفته در سند یا ارائه‌ شما، در کامپیوتر مورد نظر نصب نشده است. برای رفع این مشکل قابلیتی در آفیس 2007 وجود دارد که شما را از بابت نمایش صحیح اسناد و ارائه‌ها همراه با فونت و طراحی اولیه در هر کامپیوتر دیگری مطمئن می‌سازد و این امکان را در اختیار کاربر قرار می‌دهد که فونت‌های استفاده شده را به سند مورد نظر پیوست کند (در اصطلاح به این کارEmbed کردن گفته می‌شود.
البته در نرم‌افزارهای وُرد و پاورپوینت می‌توان تعیین نمود که تنها کاراکترهای استفاده شده به سند مورد نظر پیوست شوند. این کار باعث کاهش حجم فایل ذخیره شده می‌شود. با این پیش‌زمینه، اکنون به توضیح چگونگی پیوست کردن فونت‌ها به اسناد آفیس می‌پردازیم:
- روی دکمه Office کلیک کنید.
- روی دکمه‌ مربوط به تنظمیات برنامه (به عنوان مثال،Word Options) کلیک کنید.
- در کادر محاوره‌ای باز شده و در ستون سمت چپ صفحه، روی عبارت Save کلیک کنید.
- با استفاده از منوی کرکره‌ای مقابل عبارت Preserve Fidelity When Sharing This Document تعبیه شده است، سند مورد نظر خود را برای اعمال این تغییر انتخاب نمایید.
- تیک عبارت Embed Fonts in the File را بزنید.
- اگر می‌خواهید تنها کاراکترهای استفاده شده به سند مورد نظر پیوست شوند، تیک عبارت Embed only the characters used in the document را بزنید.
- در انتها روی دکمه Ok کلیک کنید.
اگر دقت کرده باشید، در قسمت Preserve Fidelity When Sharing This Document، گزینه‌ دیگری با عنوان Do Not Embed Common System Fonts قرار دارد که به طور پیش‌فرض فعال است.
این قابلیت به این دلیل در نظر گرفته شده است که شاید کامپیوتر کاربران دیگر فاقد فونت‌های سیستمی پیش‌فرض باشد و اگر از این بابت مطمئن نیستید، می‌توانید تیک این عبارت را بردارید تا فونت‌های سیستمی نیز به سند شما پیوست شوند.